Un café ou une boulangerie peut-il vraiment fonctionner avec Odoo POS?

Avant tout : à quoi sert réellement une caisse (POS)?

POS signifie Point of Sale, autrement dit point de vente. C'est le système utilisé par vos équipes pour prendre les commandes et encaisser les paiements. Dans un café, un employé sélectionne par exemple un café au lait et un croissant sur l'écran, encaisse le client et valide la commande. Mais la vente ne s'arrête pas au passage en caisse. Une fois le croissant vendu, il en reste un de moins en stock. Vos chiffres de vente évoluent, le paiement a été encaissé et vos différents enregistrements doivent refléter cette opération.

Si vous utilisez un outil différent pour chaque partie de votre activité, vous devrez peut-être transférer les informations de votre caisse vers des feuilles Excel, votre logiciel comptable, votre outil de gestion des stocks ou d'autres applications. Résultat : plus de travail pour vos équipes… et davantage de risques d'erreur. Odoo fonctionne différemment. Son Point de Vente peut être relié aux autres applications de votre système. Voyons ce qui se passe réellement après la vente de notre croissant et de notre café au lait.

Étape 1 : Le client passe commande

Le client commande un croissant et un café au lait. Votre employé saisit la commande dans Odoo POS. Le paiement est effectué, la vente est enregistrée et la commande suit son cours. Le client récupère son petit-déjeuner et poursuit sa journée. Mais en arrière-plan, les informations liées à cette vente peuvent être utilisées par les autres parties de votre système.

C'est tout l'intérêt d'une caisse connectée : l'information ne reste pas simplement au comptoir. Elle peut servir à l'ensemble de votre activité.

Étape 2 : Votre stock évolue

Vous venez de vendre un croissant. Il vous en reste donc un de moins. Lorsque votre caisse et votre gestion des stocks sont synchronisées, Odoo peut utiliser les données de vente pour maintenir vos niveaux de stock à jour. Vous n'avez pas besoin d'attendre la fin de la journée pour saisir manuellement chaque article vendu. Et plus votre café se développe, plus cela devient utile. Vous vendez peut-être du café en grains, des mugs, des boissons, des pâtisseries ou d'autres produits. Vous commencez peut-être à gérer des commandes importantes pour des événements ou vous ouvrez un deuxième établissement.

Plus votre catalogue s'agrandit, plus il devient difficile de tout suivre manuellement. Avec un système intégré, vous disposez d'une vision plus claire de ce que vous avez en stock et de ce qui se vend réellement.

Étape 3 : Vous savez quand réapprovisionner

Aucun café ne veut se retrouver à court d'un produit populaire pendant le rush du matin. Et vous ne voulez certainement pas découvrir au dernier moment que vous êtes presque à court de café en grains, de gobelets, d'emballages ou d'autres fournitures essentielles. Lorsque vos ventes, vos stocks et vos achats sont connectés, vous disposez de meilleures informations pour savoir ce qui doit être réapprovisionné. Odoo peut vous aider à suivre vos niveaux de stock et à gérer les réapprovisionnements nécessaires.

Votre équipe ne dépend donc plus uniquement de quelqu'un qui pense à vérifier les étagères. Moins de suppositions, moins de mauvaises surprises.

Étape 4 : Vos ventes sont liées à votre comptabilité

En fin de journée, vous devez toujours savoir comment votre activité se porte. Combien avez-vous vendu ? Quels paiements avez-vous reçus ? Où ces informations sont-elles enregistrées ? Lorsque votre caisse et votre logiciel comptable sont séparés, quelqu'un doit souvent transférer les informations d'un système à l'autre. Cela peut signifier exporter des rapports, saisir des chiffres manuellement ou vérifier que les totaux de deux outils différents correspondent.

Avec Odoo, votre point de vente et votre comptabilité peuvent fonctionner au sein d'un même système. Les informations de vente peuvent ainsi être liées à vos données financières, selon la configuration de votre environnement Odoo. Et lorsque vous gérez des centaines de transactions chaque semaine, réduire la saisie manuelle peut représenter un gain de temps considérable pour vos équipes..

Pourquoi est-il important d'avoir des outils connectés ?

Vous n'avez pas besoin d'un ERP pour gérer un café. Vous pouvez très bien utiliser un outil pour votre caisse, un autre pour la comptabilité, un fichier Excel pour les stocks et une autre solution pour les achats. Pour une petite entreprise, cette organisation peut parfaitement fonctionner… pendant un certain temps. Le problème commence lorsque ces outils ne vous simplifient plus vraiment la vie. Vous saisissez peut-être les mêmes informations dans plusieurs systèmes. Vos chiffres de stock ne correspondent plus à vos ventes. Quelqu'un oublie de mettre à jour un fichier Excel. Et pour répondre à une question toute simple sur votre activité, vous devez ouvrir trois logiciels différents.

C'est là qu'un système centralisé peut réellement changer la donne. « Un café peut-il utiliser Odoo comme caisse ? ». Mais aussi, « Que se passe-t-il après que le client a passé sa commande ? ». C'est là qu'un ERP peut prendre tout son sens.

Que se passe-t-il lorsque votre café se développe  ?

Imaginez que votre café passe d'un établissement à trois. Vous avez maintenant davantage de caisses, d'employés, de stocks, de fournisseurs, de produits et de ventes à gérer.Si chaque établissement utilise ses propres outils et fichiers Excel, la gestion peut rapidement devenir compliquée. Vous risquez de passer davantage de temps à rassembler les informations qu'à les utiliser pour prendre des décisions.

Un ERP permet de connecter ces différentes fonctions de l'entreprise. Plutôt que d'ajouter un nouveau fichier Excel ou une nouvelle application à chaque étape de votre croissance, vous pouvez centraliser davantage de vos opérations dans un même environnement. Et vous n'avez pas besoin d'utiliser toutes les applications Odoo dès le départ. Vous pouvez commencer avec les outils dont votre entreprise a besoin aujourd'hui, puis en ajouter au fur et à mesure de son évolution.

Toutes les petites entreprises ont-elles besoin d'un ERP ?

Non. Si vous gérez un petit café et que votre solution actuelle répond parfaitement à vos besoins, il n'y a aucune raison de complexifier votre organisation. La vraie question est plutôt de savoir si votre entreprise est devenue trop complexe pour les outils que vous utilisez actuellement.

Vous développez votre offre ? Vous ouvrez un nouvel établissement ? Vous passez trop de temps à transférer des informations d'un outil à l'autre ? La gestion des stocks devient plus difficile ? Vos équipes effectuent plusieurs fois la même tâche ?

Ce sont autant de signaux qui peuvent indiquer qu'il est temps d'envisager un système plus connecté. Vous n'avez pas besoin d'être une grande entreprise pour tirer parti d'un ERP. L'essentiel est de savoir s'il répond à un véritable besoin de votre activité.

D'un simple croissant à toute votre activité

Revenons à notre premier client. Il commande un croissant et un café au lait en caisse. La vente fait évoluer votre stock. Votre stock vous permet d'identifier ce qu'il faut réapprovisionner. Le paiement est associé à vos données financières. Pour le client, ce n'était qu'un petit-déjeuner. Pour votre entreprise, cette simple commande a déclenché plusieurs opérations en arrière-plan.

C'est là que réside la valeur d'Odoo POS intégré à un ERP. Il ne s'agit pas simplement d'encaisser un café au lait. Il s'agit de connecter votre caisse au reste de votre activité, afin que vos équipes passent moins de temps à faire circuler les informations entre différents outils et davantage de temps à faire ce qu'elles font le mieux : faire tourner votre établissement.