VAT Solutions, une entreprise qui ne cesse de grandir
VAT Solutions est un cabinet indépendant spécialisé en conseil TVA et douanes. Douze collaborateurs, répartis entre Luxembourg et une filiale créée en France en 2018. La société conseille ses clients sur leurs enjeux TVA et douaniers.
Une équipe resserrée, des dossiers exigeants, une clientèle internationale. Et jusqu'en 2021 : Excel pour tout.
"Au début de VAT Solutions, j'étais seule. Excel était l'outil par excellence pour la comptabilité, les missions, les factures. Ça a fonctionné quelques années jusqu'à ce que la croissance du nombre de clients nous oblige à vraiment professionnaliser." - Karine Bellony, Associée fondatrice de VAT Solutions
Ce positionnement de niche implique des processus de facturation précis, transparents, et auditables. Ce que les outils d'origine ne permettaient plus vraiment d'assurer.
Karine Bellony, associée fondatrice de VAT Solutions, le reconnaît volontiers. Ça fonctionnait. Jusqu'au moment où ça ne fonctionnait plus. Croissance trop rapide, processus trop manuels, outils trop limités. Le cabinet avait grandi, il fallait changer vite et bien.
Une facture en un clic. Ce que ça change, concrètement
Karine est consultante, son temps est son produit. Chaque minute passée à reconstituer des heures, à vérifier des tarifs, à mettre en forme une facture c'est une minute qui ne sert pas ses clients.
Aujourd'hui, elle encode ses heures dans Odoo au fil de l'eau. Elle clique et la facture part. Avec le détail des prestations et tarif horaire convenu.
"Un simple clic pour envoyer la facture à mon client avec tout le détail du temps passé et le prix horaire convenu. C'est extrêmement transparent pour lui, extrêmement simple pour nous. À mon niveau, c'est un gain de temps phénoménal." - Karine Bellony, Associée fondatrice - VAT Solutions
"Phénoménal" c'est son mot, pas le nôtre.
Un ERP, un site, et un partenaire Web Agency
La plupart des intégrateurs s'arrêtent à l'ERP. Captivea est allé plus loin. AEn parallèle du déploiement Odoo avec les modules comptabilité, facturation, CRM, projets, feuilles de temps, employés, recrutement, les équipes Web Agency de Captivea ont pris en charge la migration du site WordPress vers Odoo. Blog, webinaires, quizzes, pages de services. Une présence digitale complète depuis la même interface. Mais c'est le volet SEO qui mérite qu'on s'y arrête.
Migrer un site, ça fait peur. Une mauvaise redirection, des URLs qui changent sans filet et des mois de référencement s'évaporent. Dylan Carasco, directeur des opérations de VAT Solutions France, l'avait bien en tête.
"Nos principales inquiétudes, c'était la perte de référencement due à la migration. Les intégrateurs de Captivea nous ont permis d'éviter ce problème via des redirections mais ils ont aussi fait un gros travail d'optimisation en parallèle. Résultat : non seulement pas de dépréciation, mais une amélioration du site et une augmentation du nombre de visiteurs et de leur qualité. ." - Dylan Carasco, Directeur des opérations VAT Solutions France
Une migration qui améliore le SEO ce n'est pas un hasard, c'est de la méthode.
Pourquoi VAT Solutions a choisi Captivea et pas les autres ?
Un cabinet de conseil TVA, ce n'est pas une PME industrielle. Les enjeux sont différents. La facturation au temps passé, la transparence client, la gestion multi-entités entre Luxembourg et France ça ne s'improvise pas dans Odoo. VAT Solutions avait besoin de quelqu'un qui comprenne le métier avant de toucher aux paramètres.
Florian Allegre, chef de projet consultant chez Captivea Luxembourg, connaît ce type de dossier.
"On les a accompagnés dans la mise en place d'automatismes de gestion des tâches, de projet au quotidien et de suivi de facturation." - Florian Allegre, Chef de projet consultant Captivea Luxembourg
Captivea part des processus existants, les comprend et les retranscrit dans Odoo, tout en accompagnant les équipes de VAT Solutions pour leur permettre de s’approprier pleinement l’outil.
Captivea Luxembourg : accompagner, pas juste install
C'est Captivea qui remporte la confiance de VAT Solutions au moment du passage à Odoo V16. La mission : mettre en place l'automatisation des tâches, la gestion de projet au quotidien et le suivi de facturation.
"On a démarré notre collaboration avec VAT Solutions lorsqu'ils recherchaient un nouveau partenaire intégrateur à l'époque de la version 16 d'Odoo. On les a accompagnés dans la mise en place d'automatismes de gestion des tâches, de projet au quotidien et de suivi de facturation." - Florian Allegre, Chef de projet consultant Captivea Luxembourg
L'enjeu n'était pas uniquement technique, il fallait comprendre les contraintes d'un cabinet conseil, former les équipes, et adapter les processus existants.
Le piège dans lequel tombent 90% des cabinets en croissance
Vous connaissez ce moment, celui où vous réalisez que votre organisation tient sur des rustines.
"À partir de 2021, avec une forte croissance du nombre de nos clients, on s'est rendu compte qu'on devait vraiment professionnaliser tout ce qui est préparation, envoi des factures, tenue de la comptabilité." - - Karine Bellony, Associée fondatrice - VAT Solutions
Le diagnostic est clair : il ne s'agit pas de changer pour changer, il s'agit de construire une infrastructure capable de soutenir la suite. VAT Solutions cherchait un ERP et un intégrateur capable de les accompagner.
Ce que personne n'avait anticipé : une collaboration qui redéfinit les règles
La suite de l'histoire, VAT Solutions et Captivea ne l'avaient pas planifiée. TÀ force de travailler ensemble, les deux équipes ont réalisé quelque chose : leurs expertises s'imbriquaient naturellement. Quand un client Captivea fait face à des enjeux TVA complexes (éductions partielles, services taxables à l'étranger, mentions obligatoires sur factures), VAT Solutions peut intervenir directement.
Une relation prestataire-client qui se transforme en partenariat. Karine Bellony, Associée fondatrice VAT Solutions, nous partage une anecdote :
"De relation prestataire client, on bouge peu à peu vers une relation de partenaire. Ce qui est extrêmement intéressant."
Et la leçon que Karine tire de ces premières années ?
"On s'est vraiment rendu compte, au travers des premières années Odoo sans Captivea, que d'être accompagné par un bon intégrateur est essentiel au succès." - Karine Bellony, Associée fondatrice VAT Solutions
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Captivea accompagne les cabinets de services et les entreprises en croissance dans leur déploiement Odoo en cherchant à comprendre vos processus métiers.