À une époque où les politiques de gouvernance des données sont omniprésentes, les départements informatiques sont en première ligne. Ils sont responsables de garantir la qualité des données au sein de l'entreprise : gérer l'infrastructure, sensibiliser les équipes et rendre compte à la direction. Ils ont une grande variété de tâches, et leurs responsabilités vont encore croître avec l'arrivée du RGPD. Comment pouvez-vous gérer efficacement une politique de gestion des données avec des emplois du temps souvent surchargés ? Un aspect de la solution peut être trouvé dans la standardisation de vos systèmes informatiques. Comment ? En intégrant une solution ERP moderne et agile comme Odoo.
Commencer par les bases
Un projet ERP est un événement majeur pour toute entreprise, même avec la simplicité inhérente à Odoo. Elle modifie fondamentalement les processus en place et les habitudes de travail des salariés.
Ce n'est donc évidemment pas un projet à prendre à la légère. Le problème est que, très fréquemment, il y a un certain battage publicitaire lors de la mise en œuvre de nouvelles applications de gestion : les chefs d'entreprise peuvent vouloir tout faire à la fois. Grosse erreur! En effet, des changements majeurs peuvent provoquer des réactions négatives de la part de certains salariés, de faibles taux de participation iraient totalement à l'encontre de la standardisation souhaitée. Par conséquent, une approche progressive est la clé du succès.
Dans un premier temps, nous vous recommandons de ne déployer que les modules Odoo indispensables au cycle de vie du client : CRM, administration des ventes, comptabilité clients (facturation et paiement), logistique et approvisionnement. Il s'agit d'ores et déjà d'un chantier majeur qui permettra un process nettement plus fluide et des gains de productivité substantiels. De plus, les employés s'habitueront à travailler avec la nouvelle solution ERP et vous serez en mesure de gérer le changement plus efficacement. Enfin, en vous familiarisant avec le logiciel ERP, vous identifierez les méthodes de travail à repenser. Suite au déploiement d'Odoo, vous partirez d'une base solide.
Étendez progressivement le périmètre de votre ERP
Une fois cette première étape « acceptée » par l'ensemble des parties prenantes (métiers, management, informatique, intégrateur…) vous pouvez envisager sereinement la prochaine étape du déploiement. D'autres départements, tels que les RH, le marketing et les communications, pourront alors tirer pleinement parti des fonctionnalités prises en charge par Odoo. Modules (ou applications comme Odoo y fait référence) dédiés à la gestion du site Internet, aux blogs, au recrutement, à la gestion des salariés… sont de véritables sources de productivité supplémentaire pour les salariés comme pour la DSI.
En effet, ces modules vous permettent d'aller encore plus loin dans la standardisation de votre informatique en centralisant la majorité des processus métiers internes. Les données transitent par une seule application logicielle ; cela facilite la fluidité des choses grâce à la réduction drastique du nombre d'interfaces nécessaires et la duplication des efforts devient un lointain souvenir. En d'autres termes, ce sont des avantages importants pour le service informatique et l'entreprise qui ne peuvent être négligés.
Éradiquer le Shadow IT
Odoo ERP est désormais le principal outil de travail pour la grande majorité des employés de l'entreprise. Néanmoins, quelques applications et fichiers Excel survivront dans l'ombre des différents services, que ce soit par résistance au changement ou parce qu'une fonctionnalité très spécifique n'a pas été intégrée dans Odoo, il y a encore des raisons de pérenniser ce shadow IT. Ce phénomène - qui se définit comme l'utilisation d'applications sans l'accord de la DSI, et donc sans les connecter au système d'information principal - pose actuellement problème à de nombreuses entreprises. Heureusement, Odoo rend à la fois simple et possible la lutte contre le shadow IT très.
L'une des caractéristiques spécifiques de ce solution ERP est son aspect open source, ce qui signifie que, si aucune des 10 000 applications ne répond à un besoin spécifique, il est tout à fait possible d'entreprendre un développement sur mesure. Avec l'aide d'un bon intégrateur, il est possible de connecter presque n'importe quelle application et de répondre à 99% des besoins de l'entreprise. Les employés n'auront donc plus de raisons valables de contourner les processus officiels. Avec Odoo, les systèmes informatiques tentaculaires n'ont jamais été aussi loin !