Comment choisir son logiciel de gestion de paie ?

Catherine Luconthe

La gestion de la paie constitue une partie extrêmement réglementée de la gestion des ressources humaines en entreprise. Les gestionnaires de paye sont confrontés à des enjeux qui dépassent le simple calcul de la paie : qualité, périodicité, conformité, etc. Vu la complexité de la réglementation, un système digital performant vous serait d’une aide certaine. Vous aimeriez gérer efficacement la paie de vos salariés ? En effet, un bon logiciel de gestion de paie permet de rémunérer vos employés dans les délais et au bon montant. Et ce, tout en vous garantissant de faire des économies. Cependant, les outils se sont multipliés sur le marché. Dès lors, comment choisir son logiciel de paie ? Nous vous exposons 5 critères essentiels pour sélectionner un outil adapté à votre entreprise.

gestion paie

1.   Gestion de paie et normes juridiques

Afin de respecter la législation, vos documents doivent être à jour de la réglementation en vigueur. Pour cela, choisissez un logiciel de gestion de paie qui s’adapte rapidement à l’évolution réglementaire.

La loi du 1er janvier 2017 encourage les entreprises à favoriser la dématérialisation pour ses nombreux avantages (coût, temps, sécurité…). Vous pouvez d’ailleurs distribuer le bulletin de paie numérique par défaut. L’employé a ensuite toujours la possibilité de demander de les recevoir en format papier.

Le système de gestion de paie doit également pouvoir s’accorder avec des changements au niveau

  • des réformes de l’État ;

  • de votre convention collective ;

  • des taux de cotisations.

Avec un tel logiciel de paye, vous travaillez alors l’esprit serein. Vous n’avez effectivement plus à vous préoccuper de la veille juridique ni de décrypter les textes juridiques.

Selon la loi, chaque fiche de paie doit être archivée durant 5 années. Vérifiez que le logiciel de paie de votre choix remplit bien ce critère. Chaque employé doit également pouvoir consulter ses bulletins de salaire via son espace personnel, quand il le souhaite.

La gestion de la rémunération s’avère ainsi simplifiée. L'idéal consiste donc à vous doter d’un outil qui automatise la plupart de vos tâches. Notamment les actions basiques comme la création et l’envoi des déclarations sociales.

2.   Gestion de paie et sécurité des données

Portez une attention particulière à la sécurité, la fiabilité et à la confidentialité des données de votre personnel. Numéro de sécurité sociale, adresse, rémunération… Ce sont des données à protéger impérativement. Qui peut consulter les informations relatives à vos employés ? Comment protéger les données personnelles ? Vous devez vous poser ces questions et obtenir des réponses précises. 

gestion paie rgpd

Assurez-vous que le logiciel de gestion de paie de votre choix assure une haute protection des données de vos salariés. Afin d’éviter des pertes de données, prenez connaissance de sa fréquence de sauvegarde. Plus les sauvegardes sont régulières, mieux c’est. Mais encore, vérifiez que l’hébergement des données est également sécurisé.

Enfin, contrôlez le processus de récupération des données. Il doit être simple et rapide. Personne n’est à l’abri d’un écrasement de données. Vous pourriez également avoir besoin de les migrer. Les meilleurs logiciels de gestion de paie respectent ces exigences standards en matière de protection des données, de confidentialité et de sécurité.

Les obligations législatives imposent des fiches de paie et des déclarations sociales sans aucune erreur. Les informations doivent ainsi correspondre aux évolutions légales et réglementaires du droit social français. Un bon logiciel de gestion de paie doit donc vous aider dans ce sens. En effet, les données centralisées sont fiables, puisque les mises à jour s’effectuent en temps réel.

Les logiciels de gestion de paie modernes sont soumis au respect du règlement général de la protection de données (RGPD). Toutefois, l’entreprise a la responsabilité de vérifier que son système de rémunération est véritablement conforme. Vous êtes également tenu d’informer votre personnel sur la sécurité des données.  

Télécharger le livre blanc :
Données personnelles (RGPD), l'impact pour les RH

rgpd rh
Ajoutez une légende pour accentuer le sens de cette image.

3.   Support client de logiciel de paie

Même si vous avez choisi un outil ergonomique, il se peut que vous rencontriez des bogues techniques indépendants de votre utilisation. Ou bien vous avez besoin de faire évoluer votre logiciel selon la croissance de votre entreprise. Dans ces situations, un support client efficace et réactif s’avère très appréciable. 

L’idéal serait de pouvoir contacter un service client pour répondre rapidement à toutes vos questions et vous aider dans l’utilisation du logiciel déployé. Tous les fournisseurs de solutions logicielles n’adoptent pas les mêmes pratiques.

Le support peut être payant ou inclus dans l’offre. Tous les services à la clientèle ne sont pas accessibles par téléphone. L’assistance pourrait par exemple uniquement se faire par courriels. À contrario, certains prestataires vous proposent un accompagnement complet :

  • déploiement du logiciel de gestion de paie ;

  • configuration des comptes ;

  • aide à la migration du système existant vers le nouvel outil ;

  • formation des gestionnaires de paie au logiciel...

Renseignez-vous sur ces divers aspects.

support client logiciel de paie

Chez Captivea, nos consultants vous accompagnent tout au long de votre projet. Nous vous conseillons, formons les gestionnaires et vous assistons en continu. 

logiciel gestion paie flexible

4.   Logiciel de gestion de paie flexible

Choisir une solution logicielle qui s’adapte à l’évolution de l’entreprise est votre meilleur investissement. En effet, l’arrivée de nouveaux employés et donc de leurs bulletins de paie n’est plus une problématique. Préférez alors l’aspect modulable d’un ERP open source à un logiciel propriétaire.  

En effet, l’outil se révèle plus performant sur le long terme. L’ouverture du code source permet aux entreprises de personnaliser leur module de gestion de paie. Vous pouvez ainsi le faire évoluer selon vos nouveaux besoins.

De plus, opter pour une solution ouverte permet de repérer du code erroné ou malveillant. Les développeurs peuvent ainsi intervenir rapidement sur les parties du code impactées. En somme, vous gagnez en autonomie tout en vous assurant d’une base de données pérenne.

En plus de la rémunération, le logiciel de gestion de paie le plus profitable pour votre entreprise serait un système qui centralise des fonctionnalités SIRH pour gérer :

  • les absences ;

  • le temps de travail ;

  • les notes de frais. 

Toutes ces données s'ajoutent aux données relatives à l’édition des bulletins de paie. Un module de gestion du temps de travail permet alors de comptabiliser les heures de travail supplémentaires. Enfin, il suffit aux employés de saisir leurs notes de frais. Le remboursement sera automatiquement effectué sur la prochaine fiche de paie.

5.   Prix d'un logiciel de gestion de paie

Opter pour un logiciel de gestion de paie qui convient à votre PME nécessite une profonde réflexion en amont. Il serait d’ailleurs judicieux de faire participer plusieurs collaborateurs. Et même, faire intervenir des prestataires externes qui sauront vous apporter de précieux éléments.

prix logiciel gestion paie

Pour prévoir un budget dédié à un logiciel de gestion de paie, il faut tenir compte de plusieurs facteurs, d’autant plus que les offres varient selon les fournisseurs :

  • le coût de la licence ;

  • la taille de votre entreprise ;

  • la maintenance ;

  • le déploiement ;

  • la formation du personnel ; etc.

D’après le comparateur de logiciels de gestion d’entreprise Celge, la majorité des PME dépensent moins de 10 000 € pour un outil de paie. Toutefois, si votre entreprise compte une centaine d’employés, votre logiciel de gestion de paie peut s’élever à 50 000 €. Cela dépend des fonctionnalités et des options incluses dans l’offre. Le prix d’acquisition du système de paie peut alors atteindre 100 000 €.

Généralement, les prestataires proposent des solutions évolutives. Cela signifie que plus vous choisissez des fonctionnalités, plus le coût de votre investissement sera important. Il en est de même lorsque votre entreprise se développe et que le nombre de vos effectifs augmente.

Les meilleurs logiciels de gestion de paie allègent totalement le processus de rémunération des entreprises. Non seulement ils diminuent les coûts de gestion et le gaspillage de papier, mais ils évitent également les erreurs humaines. Choisir un logiciel de gestion de paie qui convient à votre entreprise revient donc à opter pour une solution qui répond aux critères ci-dessus. 

Vous avez besoin de l'avis d'un expert pour choisir votre logiciel de gestion de paie ?