Uniformiser le SI grâce à Odoo

Yannick Biet

À l’heure de l’omniprésence des politiques de gouvernance des données, les directions des systèmes d'information (DSI) sont en première ligne. Ils sont les garants de la qualité des données au sein de l’entreprise : gestion des infrastructures, sensibilisation des métiers, reporting à la Direction… Leurs missions sont diverses. D'autant plus qu'elles s’élargissent avec les obligations du RGPD (règlement général sur la protection des données)Comment réussir à mener de front une politique de data management efficace avec des emplois du temps souvent surchargés ? Un élément de réponse réside dans l’uniformisation du système d’information. Par quel moyen ? En intégrant un ERP agile et moderne tel que Odoo. Voici le procédé en 3 étapes. 

1ère étape : Uniformiser le SI avec les principaux modules Odoo

Un projet ERP est un évènement majeur pour n’importe quelle entreprise, même avec la simplicité inhérente à Odoo. Il modifie en profondeur les processus en place et les habitudes de travail des salariés. Uniformiser son système d'information à l'aide d'un progiciel de gestion d'entreprise est un projet de déploiement à prendre à prendre au sérieux. 

Nous constatons souvent un certain emballement lors de la mise en place d’un nouveau ERP. Cependant, un si grand changement peut provoquer des réactions négatives ou une mauvaise appropriation de la part de certains salariés. Ce qui irait à l’encontre de l’uniformisation du SI  souhaitée. Procéder par étape est, par conséquent, la clé de la réussite.

Dans un premier temps, nous vous conseillons donc de déployer seulement les modules Odoo essentiels dans le cycle de vie client : CRM, administration des ventes, comptabilité client (factures et règlements), logistique et achat. C’est déjà un vaste chantier qui vous permettra de fortement gagner en fluidité et productivité.

Par ailleurs, les salariés s’habitueront à travailler avec le nouvel ERP et vous pourrez gérer la conduite du changement plus en douceur. Enfin, grâce à une véritable prise en main du logiciel ERP, vous identifierez les méthodes de travail qui nécessitent d’être remodelées. Lors de la suite du déploiement Odoo, vous partirez ainsi sur des bases saines.


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2ème étape : Centraliser les processus métiers

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Une fois cette première étape acceptée par l’ensemble des parties prenantes (métiers, direction, DSI, intégrateur…), la poursuite du déploiement pourra être envisagée sereinement. D’autres départements tels que les RH, le marketing, la communication pourront alors eux aussi profiter pleinement des possibilités offertes par Odoo.

Les modules (ou apps comme les appelle l’éditeur Odoo) dédiés à la gestion du site Web, au blog, au recrutement, à la gestion des employés, etc. sont de véritables sources de productivité supplémentaires pour les salariés, mais aussi pour la DSI. Ces modules permettent en effet d’aller encore plus loin dans l’uniformisation du SI.

Ils centralisent la majorité des processus internes à l’entreprise.

  • Les données transitent sur un seul et même logiciel.

  • Les échanges sont fluidifiés grâce à la diminution drastique du nombre de connecteurs nécessaires.

  • Les doubles saisies deviennent un lointain souvenir.

En clair, que ce soit pour la DSI ou pour les autres fonctions métiers, ce sont des bénéfices non négligeables.

3ème étape : Éradiquer le shadow IT

L’ERP Odoo est maintenant l’outil de travail principal de la très grande majorité des salariés de l’entreprise. Cependant quelques applications ou fichiers Excel subsistent dans les recoins des différents services… Que ce soit pour des questions de résistance au changement ou parce qu’une fonctionnalité bien spécifique n’est pas prise en compte dans Odoo, chacun a une raison d’alimenter le shadow IT.

Le shadow IT, également appelé informatique parallèle, se définit comme le recours à des applications sans l’accord de la DSI. Souvent ces programmes installés ne sont pas connectés au système d’information central. Ce qui représente un véritable fléau pour un grand nombre de sociétés aujourd’hui.

Heureusement, il est possible de lutter très simplement contre ce phénomène grâce à Odoo. Une des particularités de cet ERP est son aspect open-source, ce qui signifie que, si aucune des 10 000 applications ne répond à un besoin précis, il est tout à fait possible de faire des développements spécifiques.

Accompagné d’un bon intégrateur, il est possible de connecter presque n’importe quelle application et de répondre à 99 % des besoins métiers. Les salariés n’auront donc plus aucune raison valable de passer par des chemins de traverse. Avec Odoo, l’urbanisation du SI n’aura jamais été aussi loin !

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