Qu'est-ce qu'un ERP ?

Catherine Luconthe

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Vous avez déjà entendu parler de « système ERP », mais vous ne savez peut-être pas ce qu'il signifie exactement et ce qu'il peut apporter à votre société. Un logiciel ERP ou planification des ressources de l'entreprise constitue un outil central dans le système d'information d'une entreprise. Il contribue même à l'optimisation des coûts, à la rationalisation des processus et à la performance de l'entreprise. Découvrez la véritable définition d'un ERP, ses caractéristiques, son histoire, son importance pour une organisation et les différentes façons de le déployer. 

Définition d'un ERP 

ERP est un acronyme anglais signifiant Enterprise Resource PlanningEn français, nous le désignons également par PGI, pour Progiciel de gestion intégrée. Il désigne un ensemble de modules applicatifs, tous reliés à une unique base de données. 

Concrètement, les modules contiennent toutes les fonctions nécessaires à la gestion des processus opérationnels d'une entreprise. Par conséquent, un logicie d'entreprise intègre toutes les fonctionnalités assurant les activités cruciales de base d'une structure : 

Certains PGI comme Odoo ERP, intègre en plus la gestion de la relation clients. Grâce au module Odoo CRM, l'équipe commerciale dispose d'un maximum d'informations sur sa clientèle. De la sorte, les commerciaux ont une meilleure connaissance de chacun de leur client. Ils peuvent alors anticiper et répondre rapidement à leurs besoins spécifiques. 

L'ERP Odoo est une solution complète. Le module CRM est intégré au logiciel. 

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La planification des ressources avant et aujourd'hui

La planification des ressources ne portait pas de nom alors que les entreprises ont toujours tenté de la réaliser. Dans le passé, les processus métiers existaient d'une certaine manière, cependant les logiciels dédiés fonctionnaient séparément. 

Les collaborateurs entre les services d'une organisation ne communiquaient pas forcément entre eux. Cela signifie que les industries devaient embaucher des personnes supplémentaires pour gérer chaque département. 

De nos jours, un logiciel ERP moderne établit un système de communication fluide entre les différents services de l'entreprise. Son utilisation change considérablement le quotidien des travailleurs en entreprise. 

L'usage des systèmes ERP remonte aux années 90 avec la montée en puissance des programmes informatiques. Cependant, l'ERP était principalement dédié à la fabrication et représentait un coût élevé. Seuls les grands groupes en disposaient. De nos jours, le PGI est présent dans les entreprises de toutes les tailles et dans tous les secteurs d'activité.  

Caractéristiques d'un logiciel ERP

L'ERP est un logiciel de gestion central dans l'entreprise. Il collecte des informations de l'ensemble des départements dans une base de données unique. Avec un système d'information centralisé, les dirigeants peuvent piloter efficacement leur business. En effet, ils disposent d'une vision globale et réaliste des activités de la structure.

Les systèmes ERP assure une large couverture fonctionnelle. Il rassemble les fonctions commerciales indispensables tels les finances, la production, la gestion des stocks et des commandes, le marketing, la vente, etc. Une caractéristique notable est la création de rapport complet de chaque processus métier permettant une analyse détaillée des activités. 

Un progiciel de gestion intégrée garantit de grandes économies de temps et d'argent pour l'entreprise. Il met rapidement en évidence les processus inefficaces et remonte les opportunités en croissance. Voici ses principales caractéristiques :

  • unicité et intégrité des données ;

  • notifications d'informations ou d'alertes ;

  • édition de rapports pour toutes les opérations ;

  • tableaux de bord et indicateurs KPI pour l'aide à la décision ;

  • processus commerciaux standards et avancés (exemple : marketing automation) ;

  • interaction avec d'autres logiciels ou services ;

  • plateforme stable, rapide et adaptée aux mobiles ;

  • outils de paramétrage des processus ;

  • support technologique pour les objets connectés, la sécurité des données.

Un logiciel est également qualifié de solution ERP lorsqu'il répond à ces trois principes :   

  1. applications sous forme de modules indépendants, tout en étant compatibles ;

  2. base de données commune entre les applications ;

  3. flux assurant l'ensemble des tâches d'un processus métier.

Tout système ERP moderne est constitué d'une liste de fonctionnalités logicielles adaptées à l'entreprise qui l'utilise. 

Importance d'un ERP pour une entreprise

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Un ERP permet à l'entreprise d'identifier les opportunités et les domaines d'activité qui peuvent être améliorés. 

Plus les utilisateurs sont nombreux, plus les équipes sont susceptibles de détecter les problématiques. Elles pourront alors les solutionner plus rapidement. Il peut s'agir de retard de livraison, d'un besoin urgent d'approvisionnement en fournitures, un problème au niveau de la trésorerie, etc. 

Le dirigeant dispose d'une visibilité des résultats interservices lui permettant de prendre des décisions plus efficaces. Ces informations l'aident ainsi à atteindre plus rapidement ses objectifs par des actions prises aux bons moments : 

  • réduction des coûts ; 

  • réponse adéquate aux besoins des consommateurs ; 

  • ajustement aux conditions du marché etc.

S'agissant de l'aspect commercial, le logiciel ERP automatise les tâches redondantes et souvent sujettes aux erreurs. Il s'agit par ailleurs des traitements tels que 

  • apporter des informations aux équipes ;

  • gérer les commandes ;

  • facturer les clients, etc.

L'atout majeur d'un PGI est qu'il collecte et organise intelligemment les données avec une grande efficacité. Cela favorise une vision étendue de l'état de santé de l'entreprise, à partir d'informations détaillées et précises de chaque processus métier

Trois types de déploiement d'un ERP 

Un logiciel ERP peut être déployé de trois manières.

1. ERP basé sur le cloud

Un ERP basé sur le nuage s'exécute dans l'environnement  du fournisseur de services informatiques. La maintenance est alors assurée par le prestataire. Vous avez alors la possibilité d'opter pour le cloud public ou le cloud privé. 

2. ERP on-premises ou sur site

C'est le modèle le plus classique. La solution est installée dans les locaux de l'entreprise. Le déploiement, la maintenance du matériel et du logiciel sont normalement à la charge de la structure. Cependant, si l'organisation fait appel à un partenaire extérieur, certains aspects peuvent être gérés par ce dernier.

3. ERP hybride ou ERP à deux niveaux

Certaines sociétés préfèrent l'option hybride pour répondre à leurs besoins commerciaux. Dans ce cas, une partie des applications et des données de l'entreprise sont hébergées sur le cloud. Une autre est conservée sur site. 


Chez Captivea, nous assurons l'intégration et la maintenance des applications installées chez nos clients.

 

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Votre entreprise dépense-t-elle trop en intégration logicielle ? Votre processus existant est-il inefficace ? Vous avez des difficultés pour répondre aux besoins des clients ? Si vous répondez par l'affirmative à ces trois questions, vous devez songer à opter pour une solution de gestion intégrée. Vous serez surpris du retour sur investissement. 


Un ERP n'est pas réservé aux grandes structures. 

ETI et PME, vous pouvez vous aussi vous doter d'une solution logicielle performante.