Passez à la signature électronique avec l’ERP Odoo

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Les entreprises doivent faire signer chaque jour plusieurs dizaines, voire des centaines de documents, par les salariés, partenaires, clients, prospects… Or la signature manuelle rallonge les délais, fait perdre du temps aux différents intervenants, ralentissant leur productivité. Avec la dématérialisation des processus et la démocratisation de la signature électronique, les entreprises ont alors de plus en plus recours à la signature numérique pour l'ensemble de leurs documents. Un grand nombre d'entres elles a choisi d'opter pour le module Odoo Sign proposé par l'ERP Odoo. 

Signature de documents :  comment la gérer en télétravail ?

Signer des contrats, des devis, des avenants… autant de tâches chronophages qui se sont alourdies avec la généralisation du travail à distance. Jusqu’alors, les entreprises imprimaient les documents, les envoyaient par email ou courrier, recevaient ensuite les retours et pouvaient alors conclure la procédure.

Plusieurs problèmes se posent :

  • tous les interlocuteurs ne disposent pas d’une imprimante ou d’un scanner chez eux, augmentant encore les délais de traitement du document.

  • Les emails et courriers peuvent se perdre. Il faut scrupuleusement suivre les différents envois pour ne rien manquer.

La lenteur du processus et sa dimension fastidieuse sont encore accrues avec le travail à distance. La signature électronique apparaît dans ce contexte comme un module indispensable !

Certains éditeurs ont d’ailleurs enregistré 200 % de souscription en plus au printemps 2020*. 

signature électronique
module signature électronique

La signature électronique dans Odoo ERP

L’ERP Odoo facilite les activités commerciales de l'entreprise. En effet, le progiciel propose nativement la signature électronique dans ses formules standards. Elle est par exemple intégrée directement au module devis et commande. Ainsi, à chaque fois qu’un devis est envoyé au client, ce dernier peut le signer immédiatement. Il n'a ni besoin de le télécharger ni d'utiliser une application spécifique. 

Pour d’autres documents, un module dédié est proposé par l’ERP Odoo : Odoo Sign ou Odoo Signature. Il permet de

  • signer directement des PDF ;

  • parapher les pages de manière totalement libre.

C’est un module massivement utilisé notamment pour la signature de PV (après une installation de chaudière ou un ramonage par exemple). L'application s'exécute depuis un smartphone ou une tablette. Vous pouvez alors remplir rapidement des documents d’intervention, des certificats ou encore les avenants aux contrats des collaborateurs…

Les avantages de la signature électronique

La signature numérique incluse dans une démarche de dématérialisation apporte un grand nombre d'avantages aux entreprises. 

Mise à jour automatique des processus

Intégrée à votre ERP Odoo, la signature électronique permet la mise à jour automatique des différents processus. Par exemple, une fois signé, le devis passe en commande, le projet est créé et les différents collaborateurs concernés sont informés des actions à venir.

Moins de lourdeurs administratives

Le principal point fort de la signature numérisée réside dans la diminution de la lourdeur administrative. Terminés les impressions de documents, les envois par email ou par courrier, les scans… Vos équipes gagnent en temps et l’entreprise en performance, grâce à la  diminution des échanges inutiles. 

Amélioration du taux de transformation

La signature virtuelle des devis ou des bons de commande peut se faire instantanément. De ce fait, les prospects procrastinent moins et passent plus rapidement à l’acte. Cela a un impact non négligeable sur l’activité commerciale de votre entreprise.

Gain de temps

Pour les ressources humaines, c’est également un gain de temps important, surtout avec la généralisation du travail à distance (par exemple : signature des avenants aux contrats de travail). Les collaborateurs n’ont plus besoin d’être sur place pour consulter et valider les documents qui les concernent. 

Démarche zéro déchet

La signature électronique permet également de diminuer l’utilisation de papier, donc avoir un impact moins important sur l’environnement, dans une démarche RSE qui valorise l’image de l’entreprise. 

Légalité de la signature électronique

Depuis les années 2000, la signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. 
Enfin, le module de signature électronique de Odoo est certifié au niveau européen et américain, permettant de lever les freins liés à la valeur juridique

La signature électronique en chiffres 


  • D’ici 2025, 95 % des contrats seront signés électroniquement**

  • Délai de facturation réduit : d’une dizaine de minutes à moins de 3**

  • Coût  : 16,8 € pour une signature manuscrite / 8,6 € pour la signature électronique*** 

  • ROI : 48,8 % d'économie réalisée***

ebook Odoo
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* L'adoption de la signature électronique en hausse depuis le confinement - cio online
** Infographie Sell & Sign - 2019
*** Selon une étude Sealweb