La dématérialisation en entreprise avec Odoo

Catherine Luconthe

Avec l’évolution des technologies de l’information et de la communication, la transition digitale devient une nécessité pour les entreprises qui désirent rester compétitives. PME comme grandes entreprises doivent alors se lancer dans des activités et des méthodes de travail digitales pour optimiser leur organisation et leurs processus.

Cependant, la digitalisation nécessite de passer par plusieurs étapes. Et dématérialiser des données représente le premier pilier d’évolution incontournable. Il s’agit d’informatiser tous les éléments qui serviront à opérer sa transformation digitale. Qu’est-ce que la dématérialisation exactement ? Pourquoi faut-il passer du papier au numérique ? Découvrez Odoo Documents, un système de gestion intégrée des documents numériques qui favorise votre transformation. 


dematerialisation


Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation regroupent deux actions principales :

  1. remplacer les supports d’information matériels par des fichiers numériques ;

  2.      générer directement des documents informatiques pour les intégrer dans le système d’information.

Elle concerne les documents, les processus métiers et les échanges.

Dématérialisation des documents

Numériser des documents signifie virtualiser tous les documents papier de son entreprise comme les contrats, les courriers, les factures, etc. Ce processus d’informatisation vise ainsi à conserver les documents électroniques sur des serveurs informatiques.

Dans une démarche de transition digitale, les entreprises se reposent alors sur des logiciels dédiés. Par exemple, un SIRH (systèmes d’information ressources humaines) génère des bulletins de paie. Un ERP (enterprise resources plannning) produit des factures, des bons de commande, etc.

Numérisation des processus métiers

Les traitements et la gestion de ces documents numériques visent à augmenter la performance de l'ensemble des processus métiers de l'entreprise : comptabilité, marketing, activité commerciale, fabrication, ressources humaines, etc. 


numerisation processus metiers

La numérisation implique alors de réorganiser son processus de traitement des flux de documents interne. En effet, bien qu’elle soit indispensable, la dématérialisation n’est qu’une étape dans la chaîne de gestion électronique des documents (GED) de l’entreprise.

  •      Qui peut y accéder ?    

  •      Quel droits d’autorisation (consultation, modification, partage, validation) ?

  •      Où conserver ses fichiers électroniques ?

  •      Comment les diffuser ou les transmettre ?

L’entreprise doit pouvoir répondre à toutes ces questions dans son procédé informatisé pour garantir le bon fonctionnement de son activité au quotidien.

Informatisation de l’échange des informations

Les équipes échangent par e-mail depuis longtemps. Mais l’évolution technologique offre une nouvelle dimension aux échanges d’information par voie électronique.

numerisation echange informations


Les plateformes de communication qui permettent d’échanger en direct tels le chat et les salons virtuels se répandent à une vitesse exponentielle.  

Les documents de l’entreprise sont hébergés sur des serveurs dans le nuage pour être consultés, validés ou partagés par les collaborateurs.

De nouvelles applications de gestion documentaire apparaissent ainsi chaque année visant à renforcer la communication interne et externe à l’entreprise. 

Pourquoi faut-il passer par la dématérialiser ?

L’informatisation des documents comptables, factures, contrats de travail, bon de livraisons... offre de nombreux avantages. En voici quelques-uns :

avantages dematerialisation

1.  Économies en réduisant les coûts

La dématérialisation réduit indéniablement les frais généraux. Vous économisez les coûts matériels : papier, encre, local de stockage, etc. Les dépenses liées à l’acheminement des données disparaissent grâce aux envois par e-mail ou chat.

2.  Gain de place

Passer aux documents numériques permet de supprimer l’archivage physique. L’entreprise peut libérer des surfaces dans ses locaux et n’a plus besoin de multiplier les armoires de stockage.

3.  Gain de temps

Supprimer les documents papier permet forcément de gagner du temps de travail. Les équipes perdent moins de temps à photocopier ou à ranger les documents. Le temps de traitements des dossiers devient plus court.

4.  Gain de productivité

En supprimant les tâches chronophages comme trier le courrier, scanner, photocopier, imprimer, les collaborateurs peuvent désormais se concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée. Ils augmentent ainsi en productivité.

5.  Meilleure relation client

Une facture dématérialisée se traite beaucoup plus rapidement que le document manuscrit. De plus, elle s'intègre automatiquement dans le système d'information des clients ce qui garantit une meilleure fluidité des échanges entre l'entreprise et sa clientèle. 

6.  Sécurité des données

Les données informatiques restent plus fiables que les documents papier. En effet, la numérisation permet de conserver une trace des différentes transactions et d’éviter les fraudes grâce à la signature électronique. Cette dernière lui donne la même légitimité qu’à celle des documents papier, car le cryptage permet de prouver son authenticité. 

Gestion des documents numériques avec Odoo Documents

Pour une dématérialisation efficace, les entreprises se dotent de logiciels dédiés ou optent pour des hébergements externalisés. Une excellente solution de numérisation consiste à utiliser Odoo Documents, un système de gestion intégrée des documents performant.  

odoo documents interface


Odoo Documents

Odoo Documents, un module complet dédié à la gestion des documents

Les traitements des documents dématérialisés avec l’ERP Odoo sont fascinants. L'application Odoo Documents est conçu en intégrant tous les aspects fondamentaux pour une gestion de documents efficace.

Dès lors, vous organisez, validez vos documents et rationalisez votre processus de travail. De surcroit, l'outil vous permet de vous connecter avec d'autres modules Odoo pour améliorer la gestion de vos documents numériques. 

Multiples fonctionnalités pour la gestion de documents dématérialisés

Le module de gestion de documents Odoo intègre toutes les fonctions fondamentales à une gestion de documents efficace. Les actions basiques consistent à créer ou télécharger des fichiers (textes, images, vidéos...) par des liens, les prévisualiser en ligne et de les partager. Il vous est même possible d'attribuer des documents à différents utilisateurs (clients, fournisseurs...) par le biais de fichiers Odoo. Puis de collaborer avec les personnes concernées par le même projet au sein des documents.

Mais encore, l’entreprise qui intègre un système ERP Odoo bénéficie de fonctions avancées pour organiser plus rapidement les informations.

Vous pouvez intégrez tous les documents en lien avec les ressources (factures, tâches...) sur la plateforme. De plus, il vous est possible de diviser les PDF en plusieurs pagesCe qui est très pratique, notamment lorsque les documents sont à numériser par lots.

Mais encore, le module Odoo Documents vous offre bien d'autres possibilités : 

  • définir des filtres personnalisés et les sauvegarder pour une utilisation ultérieure ;

  • lancer des actions (aperçus, balisages…) sur plusieurs fichiers en même temps, de manière à opérer par lots.

  • personnaliser des droits d’accès par dossier ; etc.

En associant le module Odoo Documents à Odoo Sign, vous signez directement ou demandez la signature électronique en quelques clics. Enfin, il vous est possible d’inclure des documents avec PML (product lifecycle management) pour ne rien manquer du suivi de vos produits. Vous détenez l’historique de la conception à la livraison.  

fonctionnalites odoo documents

Une multitude de PME et de grands comptes ont opté pour Odoo. Pourquoi pas vous ?

Captivea est certifié Odoo. Nos experts peuvent vous accompagner dans votre informatisation.