Comment passer à la signature électronique avec l’ERP Odoo ?

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Les entreprises doivent faire signer chaque jour plusieurs dizaines (voire des centaines de documents dans les grandes structures) par les salariés, partenaires, clients, prospects… Réalisée traditionnellement à la main, la signature rallonge les délais, fait perdre du temps aux différents intervenants, ralentissant leur productivité.  

Avec la dématérialisation des processus et la démocratisation de la signature électronique, les entreprises ont de plus en plus recours à ce processus pour leurs documents. D’autant que, depuis les années 2000, elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. C’est le cas de la signature électronique proposée par l’ERP Odoo. 

Signature des contrats, devis, avenants… Comment gérer en période de travail à distance ?

Signer des contrats, des devis, des avenants… autant de tâches chronophages qui se sont alourdies avec la généralisation du travail à distance. Jusqu’alors, les entreprises imprimaient les documents, les envoyaient par email ou courrier, recevaient ensuite les retours et pouvaient alors conclure la procédure.

Plusieurs problèmes se posent : tous les interlocuteurs ne disposent pas d’une imprimante ou d’un scanner chez eux, augmentant encore les délais de traitement du document. Les emails et courriers peuvent se perdre… Il faut scrupuleusement suivre les différents envois pour ne rien manquer… La lenteur du processus et sa dimension fastidieuse sont encore accrues avec le travail à distance. La signature électronique apparaît dans ce contexte comme un module indispensable ! Certains éditeurs ont d’ailleurs enregistré 200 % de souscription en plus au printemps 2020*. 

signature électronique
module signature électronique

La signature électronique dans l'ERP Odoo

L’ERP Odoo propose nativement la signature électronique dans ses formules standard. Par exemple, elle est intégrée directement au module devis et commande. Ainsi, à chaque fois qu’un devis est envoyé au client, ce dernier peut le signer immédiatement sans téléchargement ou usage d’un module spécifique.

Pour d’autres documents, un module dédié est proposé par l’ERP Odoo. Il permet de signer directement des PDF, de parapher les pages de manière totalement libre. C’est un module massivement utilisé notamment pour la signature de PV (après une installation de chaudière ou un ramonage par exemple) directement depuis un smartphone ou une tablette, pour remplir des documents d’intervention ou encore des certificats. Cela concerne aussi les avenants aux contrats des collaborateurs…

Moins de lourdeurs administratives, démarche zéro papier, amélioration du taux de transformation... 

Intégrée à votre ERP Odoo, la signature électronique permet la mise à jour automatique des différents processus. Par exemple, une fois signé, le devis passe en commande, le projet est créé et les différents collaborateurs concernés sont informés des actions à venir.

Le principal point fort de la signature électronique réside dans la diminution de la lourdeur administrative. Terminés les impressions de documents, les envois par email ou par courrier, les scans… Vos équipes gagnent en temps et l’entreprise en performance, grâce à la  diminution des échanges inutiles. 

Autre avantage non négligeable, surtout pour les commerciaux, c’est l’amélioration du taux de transformation. En effet, en pouvant signer les devis ou bons de commande immédiatement, les prospects procrastinent moins et passent plus rapidement à l’acte. Ce qui a un impact immédiat sur l’activité de votre entreprise.

Pour les ressources humaines, c’est également un gain de temps important, surtout avec la généralisation du travail à distance (par exemple : signature des avenants aux contrats de travail). Les collaborateurs n’ont plus besoin d’être sur place pour consulter et valider les documents qui les concernent. 

La signature électronique permet également de diminuer l’utilisation de papier, donc avoir un impact moins important sur l’environnement, dans une démarche RSE qui valorise l’image de l’entreprise. 

Enfin, le module de signature électronique de Odoo est certifié au niveau européen et américain, permettant de lever les freins liés à la valeur juridique

La signature électronique en chiffres 


  • D’ici 2025, 95 % des contrats seront signés électroniquement**

  • Délai de facturation réduit : d’une dizaine de minutes à moins de 3**

  • Coût  : 16,8 € pour une signature manuscrite / 8,6 € pour la signature électronique*** 

  • ROI : 48,8 % d'économie réalisée***

ebook Odoo
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* L'adoption de la signature électronique en hausse depuis le confinement - cio online
** Infographie Sell & Sign - 2019
*** Selon une étude Sealweb