Comment en finir avec les galères de gestion du temps de travail et du chômage partiel grâce à l’ERP Odoo ?

CAPTIVEA

La gestion des temps est un processus chronophage pour les équipes des ressources humaines. Cette complexité est accentuée par la crise sanitaire du Covid-19 : chômage partiel, télétravail, gestion des présences et absences, congés pour garde d’enfants… 

De plus, les salariés se sentent souvent observés, contrôlés et n’affectionnent pas les outils mis en place pour une meilleure gestion des temps. Autant de challenges auxquels les entreprises peuvent faire face plus facilement avec un ERP comme Odoo. 

Des procédures RH encore très manuelles

Pour chaque action déclenchée par les salariés (réservation de train, d’hôtel, feuille de frais, demande de congés, de RTT, journée « enfant malade »…), un email est envoyé au service RH qui précise la demande. Parfois, c’est même un courrier qui est adressé au salarié (rendez-vous de médecine du travail par exemple). Ces processus sont très chronophages, sans valeur ajoutée et polluent les boites mail. À l’heure où les entreprises prônent la dématérialisation, certaines tâches sont encore à la traîne.

Sans outil adapté, il est difficile de gérer le temps de travail, les présences, les absences, les congés des salariés. Les gestionnaires des ressources humaines “bricolent” alors des processus “maison” à base de fichier Excel, agendas partagés… Ces pratiques présentent rapidement des limites, surtout en cas de croissance de l’entreprise, ou encore avec le  déploiement massif du télétravail. 


Utiliser l’ERP Odoo pour automatiser des actions RH et gagner du temps

Il n’est pas nécessaire de disposer d’un SIRH pour automatiser les processus des ressources humaines. Un  ERP adapté dématérialise les principales tâches chronophages des RH. Odoo dispose par exemple d’un module spécifique “Employés” pour centraliser et consulter simplement toutes les informations collaborateurs : contrat, congés, données administratives, avenants éventuels, historiques des rendez-vous de la médecine du travail, des entretiens individuels… Les contrats ou avenants peuvent d'ailleurs être signés en ligne directement sur l’ERP, réduisant ainsi les échanges par courrier ou email. Les entretiens individuels peuvent également être planifiés directement depuis l’outil, avec le remplissage du formulaire à distance, très utile quand le télétravail se généralise. 

L’ERP Odoo propose également un module de congés. Toutes les demandes sont réalisées directement depuis l’outil par le salarié. Le manager reçoit ensuite une notification et valide ou non la demande. La vision agenda permet aussi de voir en temps réel qui est en congé ou non, quels que soient les types (payés, disponibilité, maladie, chômage partiel…). 


Odoo au service de la dématérialisation des RH

Pour les collaborateurs des ressources humaines, disposer d’un outil dédié permet de centraliser l’information, de réduire, voire supprimer, les délais de certaines procédures, de mettre en place des rappels pour répondre aux obligations réglementaires (entretiens individuels, rendez-vous médecine du travail…). 

Cela permet également de disposer d’une traçabilité des différentes actions, d’obtenir une vision synthétique des absences et des présences, tout en respectant la vie privée des collaborateurs (les informations des salariés  sont confidentielles). 

Enfin, les ressources humaines ont des obligations réglementaires et doivent fournir des analyses et des chiffres spécifiques (temps de travail, parité, répartition des contrats-cadres ou employés…). En centralisant les données, ces chiffres sont facilement exportables, ce qui permet un gain de temps considérable. De plus, Odoo répond aux exigences réglementaires du coffre-fort numérique (dématérialisation des bulletins de paie) et BDES (que les entreprises de plus de 50 salariés doivent mettre en place).

                  Chiffres sur la dématérialisation des RH :

                  • 78 % des DRH pensent que le digital RH est une nécessité, mais seuls 32 % d’entre eux estiment être prêts en France*

                  • Les processus RH qui font l’objet d’une dématérialisation sont** : 

                    • Bulletins de paie : 67,88 % 

                    • Processus d’évaluation : 47,88 %

                    • Dossier collaborateur : 34,55 %

                    • Gestion des demandes collaborateurs : 32,73 %

                    • Signature électronique : 24,85

                    • Intégration nouveaux collaborateurs : 18,79

                  https://www.docaposte.com/bibliotheque-de-contenu/Infographie-RH-DOCAPOST.pdf
                  ** https://www.cegid.com/fr/blog/demat_rh_challenges_rh_2020/

                  Certains intégrateurs, comme Captivea intègrent Odoo depuis plusieurs années et ont une connaissance solide du logiciel, idéale pour vous accompagner. Nous sommes même partenaire Gold Odoo.

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