Automatisation des e-mails : comment l’ERP Odoo fait gagner du temps au service de la relation client

CAPTIVEA

Sous l’effet de la digitalisation des biens et des services, le client est devenu plus exigeant que jamais. Les métiers de la relation client se sont adaptés, digitalisant par exemple certaines de leurs interactions avec un client avant et après une vente. L’e-mailing joue une place de choix dans la panoplie d’outils disponibles, même s’il s’avère rapidement chronophage. Leur automatisation via un outil comme l’ERP Odoo prouve rapidement son efficacité. 

L’e-mail est déjà depuis longtemps un outil clé utilisé en avant vente, vente ou dans le suivi administratif de la relation commerciale. En amont, c’est un moyen efficace pour sensibiliser ses cibles à la valeur de son offre ou de ses services, tracer les échanges, évaluer la maturité du prospect, lui adresser une proposition commerciale et faire le « closing » de l’affaire. On l’utilise aussi traditionnellement dans les fonctions d’administration des ventes (ADV) : relance des factures impayées, relance sur devis ou bon de commande non signé… C’est également un levier intéressant pour suivre la satisfaction de son client une fois le devis signé, puis le produit ou le service délivré et améliorer l’expérience client proposée. 

Au sein même de l’entreprise, l’e-mail est incontournable pour mieux collaborer dans l’entreprise autour de la connaissance des besoins du client et du suivi de son dossier. Mais.… Car bien sûr, il y a un mais.

E-mail : puissant dans la relation client, mais chronophage

Le recours à l’e-mail a aussi ses inconvénients : il sature les boîtes mail des interlocuteurs concernés. Leur volume continue de croître, rendant leur suivi difficile, notamment en entreprise. On estime qu’en France un cadre reçoit en moyenne 88 messages par jour, passant l’équivalent de plus de 5 heures par jour sur leur messagerie. Et ces données ne rendent pas compte du temps consacré à la réalisation des e-mails et leur envoi manuel !

Odoo • Texte et Image
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Automatiser pour apporter plus de valeur ajoutée 

Dans ce contexte s’impose le recours à une solution d’automatisation de l’e-mailing. Un ERP comme Odoo a de multiples cordes à son arc pour les acteurs de la relation client. Les métiers de l’Administration des Ventes y tirent leur épingle du jeu. D’ailleurs, ces derniers considèrent à 92 % que la satisfaction client est la finalité de leur job. Ils sont 35 % à ne pas trouver le temps d’animer la relation client, du fait de processus encore largement manuels (commandes, factures clients…). 

En automatisant à partir de modèles prérédigés les relances sur factures impayées par exemple, Odoo fait gagner du temps aux équipes de l’ADV. D’autant que l’outil est totalement paramétrable et s’adapte au processus de chaque entreprise. Les mécanismes de relance (e-mail, courrier, téléphone) sont définis sur mesure, ainsi que leur récurrence et les délais entre chaque message.

Tous concernés par l’automatisation Odoo : ADV, relation client, commerce

Le module de « marketing automation » proposé par Odoo est très utile aux fonctions commerciales. Leur flux de travail est automatisé suivant leurs conditions : chacun définit précisément les messages à adresser aux différentes cibles, le calendrier de diffusion, son éventuelle récurrence. Les prospects montent ainsi progressivement en connaissance sur les offres et deviennent des leads… Odoo permet aussi de paramétrer différentes alertes, amenant les commerciaux à prendre contact avec certaines typologies de leads considérés comme « chauds », suivant le paramétrage renseigné dans l’outil (par exemple, suite à des téléchargements de ressources ou un abandon de panier). 

Plus largement, l’automatisation amenée par Odoo incite les entreprises à apporter un surcroît d’expérience client, une fois la vente réalisée. La signature d’une vente ou la prise de commande peut être par exemple l’occasion d’adresser un e-mail automatisé de remerciement ou de bienvenue. Quelques semaines plus tard, cette action peut être suivie de l’envoi d’un questionnaire de satisfaction pour cimenter la relation. Ce process géré par Odoo ne dispense pas pour autant de prendre contact directement avec son client pour évaluer sa satisfaction. Mais il permet d’en avoir l’initiative au bon moment, nuance ! 

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Automatisation Odoo : ROI financier et clients enchantés 

L’automatisation des e-mails réalisée avec Odoo apporte de multiples bénéfices. Le premier et qui n’est pas des moindres : un meilleur taux de paiement qui contribue directement à la qualité de la trésorerie et à la santé de l’entreprise. Au-delà du ROI purement financier, l’approche contribue plus largement à l’enchantement du client. En multipliant les points de contacts avec les clients, surtout s’ils sont source de valeur ajoutée pour lui, la solution contribue activement à leur fidélisation. Car chaque client est aussi le potentiel prescripteur d’une offre à laquelle il a souscrit. Un cercle vertueux s’installe, alimentant aussi le pipe commercial des commerciaux qui voient leur taux de transformation s’améliorer ! 

Évidemment, aussi puissant soit-il, Odoo ne saurait remplacer la valeur ajoutée apportée par la relation humaine. Et c’est tant mieux. En revanche, il contribue à l’engager au bon moment et sur les bons sujets.

Certains intégrateurs, comme Captivea intègrent Odoo depuis plusieurs années et ont une connaissance solide du logiciel, idéale pour vous accompagner. Nous sommes même partenaire Gold Odoo.

France : l’e-mail a encore de beaux jours dans la relation client*


  • 52 % des clients préfèrent l’emailing pour interagir avec les marques 

  • 89 % des professionnels affirment que l’e-mail est le premier canal pour générer des leads 

  • 86 % des e-mails post achats (confirmation de commande, de paiement, d’expédition) sont ouverts 

  • 71 % des e-mails de bienvenue à un client sont ouverts (lors d’un premier achat)

* Source : 12e édition de l’étude EMA – Email Marketing Attitude, 2018 

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