Captivea Comment savoir ce qu’il se passe chez des clients que vous ne visitez plus directement ? Comment suivre vos équipes qui ne collaborent plus sur le même site ?

Saison 2 - Collaborate or die !

Collaborer en temps de crise : comment fluidifier et améliorer la communication ?

Côme Moyne
Côme Moyne
    26 mai 2020
























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Cet article est issu d’une série d’articles sur le thème de la digitalisation des entreprises façon “Casa de Papel”. Pour consulter l’intégralité de la “saga”, cliquez ici

Enfermés dans la Fabrique de la monnaie ou dans la Banque d’Espagne, un peu comme nous l’avons été pendant la crise du Covid-19, Berlin, Tokyo et leurs acolytes mesurent combien la communication et la collaboration sont incontournables pour progresser dans leurs missions. Comment savoir ce qu’il se passe chez des clients que vous ne visitez plus directement ? Et comment suivre vos équipes qui ne collaborent plus sur le même site ? C’est peut-être plus simple que vous ne le pensez…

améliorer communication

Épisode 1 - Comment communiquer avec les équipes ?

Travailler à distance est-il compatible avec l’entretien de relations avec ses collègues ? C’est pourtant une dynamique essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise. Les interactions entre le Professeur et les braqueurs de la “Casa de Papel” le prouvent : quand le chef ne donne plus de nouvelles, la panique s’installe et de mauvaises décisions sont parfois prises !

Une affaire d’organisation avant tout

Pour rester efficace en situation délicate, chaque membre de l’équipe doit parfaitement connaître son rôle et ses missions précises pour pouvoir les exercer à distance. Dans la Casa de Papel encore, Berlin est chargé de l’organisation globale du braquage, Rio gère la technologie et Nairobi est en charge du contrôle qualité. Chacun sait précisément ce qu’il doit faire et sait qui contacter en cas de question. Le Professeur supervise l’ensemble de la mission et rassure les équipes si besoin. Ce fonctionnement est idéal pour fédérer ses équipes malgré la distance.

La collaboration à distance grâce aux outils digitaux

Pour favoriser cette communication, rien ne vaut les outils numériques. Mais pas n’importe lesquels ! Il faut d’abord évaluer votre besoin :

  • Le nombre de personnes concernées ?

  • La fréquence de l’utilisation ?

  • Les besoins à couvrir : chat interne, visioconférence, gestion de projet, partage d’information…

Inutile de vous jeter sur l’outil du moment, celui que tout le monde utilise... S’il ne répond pas à vos objectifs, il ne sera d’aucune utilité. Nous vous livrerons, dans un prochain épisode, les solutions digitales que nous préconisons pour une collaboration réussie.

Pour réussir votre digitalisation, suivez le guide !

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Épisode 2 - Optimiser le partage d’information avec ses partenaires externes

Toute période exceptionnelle, comme celle que nous venons de vivre, se révèle anxiogène pour beaucoup de collaborateurs, tant personnellement que professionnellement. Entretenir le contact et la communication avec les différents partenaires est également essentiel. D’une part pour les rassurer. D’autre part, pour soutenir l’activité malgré la période et la distance. 

partage informations

Communiquez avec vos fournisseurs

Dans la Casa del Papel, le professeur utilise aussi les dernières technologies pour communiquer avec ses partenaires, fussent-ils au bout du monde. Vous assurerez aussi le partage d’informations avec vos fournisseurs grâce, par exemple, à des API entre vos outils. Elles vous offriront une vision complète sur le suivi des délais, l'activité des équipes, les points de blocages, de manière bien moins fastidieuse que les envois d’email ou les échanges par téléphone.

Communiquez avec vos clients

Observez bien le Professeur… Son objectif est de garder la main sur la communication avec la police et les institutions. Quand elle lui échappe, il cherche toujours à en reprendre le contrôle. Vos clients aussi ont besoin d’être rassurés, de constater que vous restez à leur disposition malgré la distance. Là encore, de nombreux outils sont à votre disposition : l’automatisation d’email, les chatbots ou encore le partage d’information via des API pour le BtoB.

Communiquez avec vos partenaires

En période de difficulté, la communication avec vos partenaires, telles que les banques par exemple, peut être fastidieuse. Eux aussi ont besoin d’être rassurés et peuvent vous demander de nombreuses informations, tout comme vos fournisseurs. Si vous disposez d’outils digitaux permettant de faciliter le partage de ces dernières, vous gagnerez en temps et en crédibilité.

Les outils facilitant la communication sont nombreux, ils peuvent parfois différer de ceux utilisés pour l’interne. D’ailleurs, les braqueurs de la série espagnole n’utilisent pas les mêmes technologies suivant leur public. Encore une fois, le professeur a anticipé et pris du recul pour faire le meilleur choix possible. Et c’est aussi ce que fait Captivea pour accompagner ses clients.

Côme Moyne

Par Côme Moyne , le 26 mai 2020

Je suis operational manager à Captivea et j'accompagne nos clients dans la réalisation et la réussite de tous leurs projets.