Captivea Comment pouvez-vous “upgrader” l’usage d’Odoo dans votre entreprise et limiter au maximum le shadow IT ? Nous vous livrons quelques conseils dans cet article.

Odoo : son utilisation est-elle optimale dans votre entreprise ?

Corinne Yung
Corinne Yung
    30 janvier 2020
























Main Cover

Pour piloter vos activités, vous avez mis en place la solution Odoo. Un ERP intuitif, ergonomique, fiable et économique (vis-à-vis des solutions telles que SalesForce ou Sage). Sur le papier, il a tout pour plaire et vous vous félicitez régulièrement pour ce choix avisé. Nous ne vous contredirons pas ! Néanmoins, êtes-vous certains que vos collaborateurs utilisent bel et bien le logiciel ? N’ont-ils pas développé de mauvaises habitudes avec des applications SaaS sortant du scope du SI ? Utilisent-ils Odoo dans toutes ses capacités ?

En clair, comment pouvez-vous “upgrader” l’usage d’Odoo dans votre entreprise et limiter au maximum le shadow IT ? Nous vous livrons quelques conseils dans cet article.

utilisation Odoo

Avez-vous fait un état des lieux des pratiques ?

Cela fait maintenant plusieurs mois, voire plusieurs années, que l’ERP Odoo siège triomphalement sur les écrans des collaborateurs. Enfin, pour le côté triomphal, c’est du moins ce que vous pensez… Êtes-vous bien certain que tout le monde utilise Odoo comme il le devrait ? Les salariés n’ont-ils pas conservé ou développé de mauvaises pratiques pouvant s’apparenter au shadow IT ?

Prenons l’exemple du service marketing : lorsque vous consultez le module dédié à la gestion de campagne mail, vous vous apercevez qu’il n’y a que les newsletters internes… Où sont donc passées les communications destinées aux clients ? Vous savez qu’elles existent car vous les recevez également ! Et bien, il est tout à fait possible que le service marketing ait préféré conserver son ancien outil pour des raisons pratiques. Lesquelles ? Le transfert des templates graphiques, des segments mails, etc.

Nous sommes d’accord, c’est une fausse excuse, qui s’apparente plus à une résistance au changement qu’à de véritables raisons techniques. Malheureusement, il y a fort à parier pour que ce ne soit pas les seuls dans ce cas là… Vous savez donc ce qu’il vous reste à faire : un état des lieux précis de l’utilisation effective d’Odoo dans les différents départements.

Le projet Odoo a-t-il été bien marketé ?

Une des causes qui peut expliquer ce manque d’adhésion est le manque d’implication et d’information aux prémices du projet. Il est essentiel de créer une sorte de plan marketing interne lors du déploiement d’un nouveau logiciel de gestion. L’idée est de présenter les objectifs aux salariés, mais aussi, et surtout, les bénéfices que cela engendrera. La communication doit être faite aux différentes phases du projet. Une partie des futurs utilisateurs doit être impliquée étroitement aux choix et aux tests des différentes fonctionnalités.

Opérer cette stratégie “marketing” pour votre projet Odoo, c’est l’assurance d’une utilisation optimale pour l’avenir. Et ne vous inquiétez pas, cela fonctionne aussi pour les montées de versions, élargissement du périmètre fonctionnel, etc. donc tout n’est pas perdu !

projet odoo

Les sessions de formation ont-elles été suffisantes ?

Un ERP peut parfois s’avérer complexe dans son utilisation, au moins les premiers temps. Odoo est certes très intuitif, mais ne serait-ce que le fait d’intégrer tous les services de l’entreprise dans un même outil peut être un challenge. Chacun doit alors prendre conscience que ses actions ont des répercussions sur les modules des autres métiers, par exemple.

Lors du déploiement de la solution, des formations ont évidemment été dispensées à vos équipes pour bien appréhender le logiciel Odoo mis à leur disposition (si ce n’est pas le cas, appelez-nous immédiatement ;) ). Cependant, ces sessions de formation ont-elles permis à vos collaborateurs d’appréhender toutes les facettes de la solution de gestion ?

Si ce n’est pas le cas, vos équipes, forcément légèrement résistantes au changement, comme la grande majorité des collaborateurs, risquent de ne pas considérer Odoo à sa juste valeur. De ce fait, elles n’auront pas une utilisation optimum. Elles percevront la solution comme quelque chose de fastidieux qui ne fait que complexifier leurs tâches habituelles. De bonnes formations avec des piqûres de rappel régulières et de la documentation ludique à disposition tout au long de l’année font donc partie de la clé du succès.

deploiement odoo
Odoo image et bloc de texte

Votre prestataire vous donne-t-il des pistes d’amélioration ?

Au-delà de la partie technique du déploiement de l’ERP, le rôle décisif de votre prestataire Odoo est de réaliser un accompagnement efficace lors de toutes les phases du projet. Et nous ne parlons pas d’un “service après-vente” sommaire ou de quelques conseils distillés çà et là. Le prestataire doit être capable de vous alerter en cas de décalage entre vos souhaits et la volonté des équipes, de suivre précisément l’évolution de l’utilisation d’Odoo dans votre entreprise, de vous proposer des fonctionnalités supplémentaires à mettre en place pour répondre à de nouveaux besoins, etc. Bien évidemment, si vous ne connaissez personne avec toutes ces cordes à son arc, vous pouvez contacter Captivea ;).

Odoo CMS - une grande photo
Corinne Yung

Par Corinne Yung , le 30 janvier 2020

J'accompagne les entreprises dans la mise en oeuvre de logiciels de gestion (notamment CRM et ERP).