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Cahier des charges SugarCRM : avec ou sans ?

Boris Moulin
Boris Moulin
    23 mai 2019
 

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Vous avez choisi votre futur logiciel de gestion de la relation client : ce sera SugarCRM ! Premier réflexe maintenant : faire un cahier des charges pour l’intégrateur ! Mais est-ce obligatoire ? Abordons les avantages et les inconvénients de réaliser un cahier des charges SugarCRM. Avec ou sans, faut-il préférer une solution à l’autre ?

Votre projet SugarCRM avec cahier des charges

Vous avez peut-être déjà signé avec un consultant pour qu’il vous accompagne dans la rédaction de votre cahier des charges SugarCRM ? Si ce n’est pas le cas, peut-être avez-vous débuté ce “grand projet” avec les métiers ? Et bien, tant mieux ! Nous ne dirons jamais qu’un cahier des charges est inutile, bien au contraire. Il permet de poser les bases du projet CRM, de le co-construire avec les métiers (s’ils sont impliqués bien sûr), de revoir certains processus, etc. L’important est que chaque département soit partie prenante, car c’est aussi un moyen de faciliter l’adhésion des salariés au futur logiciel. S’ils sentent que leurs avis ont été pris en compte, ils seront plus enthousiastes à changer de méthode de travail.

Le cahier des charges est aussi très utile pour l’intégrateur à qui vous le confierez, évidemment. Il permet d’asseoir les bases du travail et de challenger certaines décisions qui y apparaîtraient. En effet, les besoins fonctionnels décrits dans un cahier des charges peuvent, par exemple, parfois être réduits. Le service commercial a souvent la fâcheuse tendance de vouloir “trop en mettre” : création de champs à n’en plus finir, de formulaires en tout genre, de workflows divers et variés, etc. Le rôle de l’intégrateur, grâce à son expertise du logiciel et des processus commerciaux, sera de clarifier tout cela. Cependant, cela ne veut pas dire que sans cahier des charges c’est impossible, c’est même l’inverse !

cahier des charges CRM
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Votre projet SugarCRM sans cahier des charges

Nous allons être directs : vous n’avez absolument pas besoin d’un cahier des charges pour votre projet SugarCRM ! Si vous en avez un, soit, mais si ce n’est pas le cas et vous voulez vous éviter cette peine, vous avez bien raison !

Un bon prestataire CRM doit être capable de vous accompagner quoiqu’il arrive : avec cahier des charges, avec un cahier de besoins ou même juste un besoin expliqué en quelques mots. Chez Captivea, la majorité des projets SugarCRM que nous traitons n’ont pas de cahier des charges. Nous sommes tout à fait capables de vous guider dans la création de son chiffrage AMOA précis. Grâce à notre méthode STELAR basé sur le mode Scrum, nous établissons les besoins et les paramétrages associés ensemble, au fur et à mesure. Cette méthode consiste en deux étapes principales. La première consiste à travailler sur site (5 jours au maximum) avec le product owner Captivea et le chef de projet CRM pour mettre en place un backlog grooming, c’est à dire les grandes étapes des prochaines phases de sprint. La seconde correspond à la réalisation de ces fameux sprints (périodes de 2 à 3 semaines à chaque fois).

Pendant toute la durée du projet, vous testez les différents éléments livrés et le scope du projet s’adapte si nécessaire de sprint en sprint. Bien entendu le product owner Captivea, définit et challenge les besoins tout au long du processus. Cette manière de fonctionner, agile et moins contraignante (puisque sans cahier des charges), permet de déployer un CRM qui soit en parfaite adéquation avec vos attentes (celles de la DSI et des métiers).

Pour conclure, n’attendez pas d’avoir un document parfaitement chiadé et exhaustif pour vous lancer dans votre projet SugarCRM, vous ne faites en réalité que retarder le moment où vous pourrez profiter de tous les bénéfices de cet excellent CRM !

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